Mengelola komunikasi

KOMUNIKASI MERUPAKAN PEKERJAAN MANAJER

Komunikasi yang dilakukan manajer diarahkan oleh tujuan, yang berarti bahwa komunikasi itu mengarahkan perhatian semua orang kepada visi, nilai-nilai, dan tujuan yang dikehendaki oleh tim atau organisasi, serta mempengaruhi orang lain untuk bertindak sehingga mencapai tujuan.

Percakapan strategis (strategic conversation)

Adalah dialog yang dilakukan oleh orang – orang di luar batas dan tingkar hierarkis mengenai visi tim atau organisasi, tema – tema strategis penting, dan nilai – nilai yang membantu dalam mencapai tujuan – tujuan  penting.

Apa yang Dimaksud dengan Komunikasi?

Komunikasi adalah proses pertukaran dan pemahaman informasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih, biasanya dengan tujuan memotivasi atau mempengaruhi perilaku. Komunikasi bukan hanya mengirimkan informasi. Mengetahui perbedaan antara berbagi dan membuat pernyataan sangat penting bagi kesuksesan manajemen.

PROSES KOMUNIKASI

Dua unsure penting disetiap situasi komunikasi adlah pengirim dan penerima. Pengirim adalah siapapun yang ingin mengemukakan idea tau konsep kepada orang lain, mencari informasi, maupun mengungkapkan pikiran atau emosi. Penerima adalah orang yang menjadi tujuan informasi.

Dalam proses komunikasi ada unsir penting yang harus ada :

·         Menyandikkan (encodes)

·         Pesan (message)

·         Saluran (channel)

·         Menafsirkan (decodes)

·         Umpan balik (feedback)

BERKOMUNIKASI DENGAN ORANG LAIN

Agar manajer dapat berkomunikasi secara efektif, merka harus memahami bagaimana factor – factor seperti saluran komunikasi, kemampuan persuasi, perbedaan gender, perilaku nonverbal, dan menyimak semuanya dapat memudahkan atau menyulitkan komunikasi.

Meruntuhkan kendala bahasa

Berikut ini adalah panduan yang dapat membantu anda dalam berbicara, dan menyimak dengan lebih efektif.

Ø  Buatlah pesan anda sederhana

Ø  Perhatikan pesan nonverbal anda dengan seksama

Ø  Berbicaralah dengan pelan dan hati – hati

Ø  Gunakan jeda

Ø  Lawan godaan untuk berteriak

Ø  Perhatikan raut muka dan bahasa tubuh, namun ingat bahwa kedua tanda-tanda itu berbeda-beda disetiap budaya

Ø  Sering – seringlah menguji pemahaman, dan mintalah umpan balik

Saluran komunikasi

Kemampuan setiap saluran untuk menyampaikan informasi berbeda-beda. Sama seperti karakteristik fisik sebuah pipa membatasi jenis dan jumlah zat cair yang dapat dialirkannya,karakteristik fisik saluran komunikasi juga membatasi jenis dan jumlah informasi yang dapat disampaikan melaluinya.

Hierarki Kekayaan Saluran

Kekayaan saluran (channel richness) adalah jumlah informasi yang dapat disiarkan selama satu periode komunikasi. Olah pesan (instant messaging – IM) memungkinkan pengguna untuk melihat siapa saja yang terhubung ke jejaring dan berbagi pesan singkat atau dokumen dengan mereka secara instan.

Memilih Saluran yang Sesuai

Penting bagi manajer untuk memahami bahwa masing-masing saluran komunikasi mempunyai kelebihan dan kekurangan dan masing – masing saluran tersebut dapat menjadi sarana komunikasi yang efektif.

Komunikasi Nonverbal

Bahasa tubuh merupakan salah satu aspek komunikasi nonverbal. Komunikasi Nonverbal (nonverbal communication) adlah pesan yang lebih banyak dikirim lewat tindakan dan perilaku manusia dari pada lewat kata-kata.

Tiga tanda – tanda komuikasi dalam komunikasi tatap muka :

ü  sumber verbal

ü  vocal

ü  raut muka

menyimak

menyimak salah satu sarana terpenting bagi komunikasi manajer adalah menyimak pegawai maupun konsumen.

Menyimak (listening) melibatkan keahlian memahami fakta maupun perasaan untuk menafsirkan makna asli suatu pesan.

KOMUNIKASI ORGANISASI

Saluran Komunikasi Formal

Saluran komunikasi formal (formal communication channel) adalah saluran yang berjalan pada rantai komando atau tanggung jawab tugas yang diberikan organisasi.

Komunikasi Ke Bawah

Komunikasi ke bawah (downward communication) aliran komunikasi formal paling karab dan jelas adalah sebutan untuk pesan dan informasi yang dikirimkan dari manajemen puncak kepada bawahan ke arah bawah.

Komunikasi kebawah biasanya mencakup lima topic berikut :

1.       implementasi tujuan dan strategi

2.       instruksi dan dasar pekerjaan

3.       prosedur dan praktik

4.       umpan balik kinerja

5.       indoktrinasi

Komunikasi ke Atas

Komunikasi ke atas (upward communication) formal meliputi pesan – pesan yang mengalir dari tingkat hierarki organisasi yang lebih bawah ke tingkt yang lebih tinggi.

Lima jenis komunikasi ke atas adalah :

1.       masalah dan pengecualian

2.       saran perbaikan

3.       laporan kinerja

4.       keluhan dan perselisihan

5.       informasi keuangan dan akuntansi

Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal (horizontal communication) adalah pertukaran pesan secara literal dan diagonal antara sesame pegawai.

Komunikasi horizontal dibagi kedalam tiga kategori :

v  pemecahan masalah di dalam departemen

v  komunikasi antar departemen

v  inisiatif perubahan dan perbaikan

Saluran Komunikasi Tim

¯  jaringan tersentralisasi

¯  jaringan terdesentralisasi

Saluran Komunikasi Pribadi

Ø  jaringan pribadi

Ø  selentingan

Ø  komunikasi tertulis

Membangun Jaringan Komunikasi Pribadi

Personal networking berarti diperoleh dan dipupuknya hubungan pribadi yang menembus batas – batas departemen, hierarkis, dan bahkan organisasi.

Ada beberapa saran dari seorang ahli membangun jaringan komunikasi:

1.       bangunlah jaringan sebelum anda memerlukannya

2.       jangan pernah makan siang sendirian

3.       buatlah solusi menang – menang

4.       fokuslah terhadap kebaragaman

Komunikasi Tertulis

Saran – saran untuk  meningkatkan keahlian seorang manajer dalam menulis :

ü  hormati pembaca

ü  ketahui poin anda dan langsung membahasnya

ü  menulislah dengan jelas bukan mengesankan

ü  miliki opini kedua

INOVASI DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI

Dialog

Dialog (dialogue) adalah proses komunikasi kelompok yang  di dalamnya orang – orang menciptakan aliran makna yang memungkinkan mereka saling memahami dan berbagi sudut pandang.

Komunikasi Krisis

Para menajer dapat mengembangkan empat keahlian utama dalam mengomunikasikan krisis

ü  jagalah focus anda

ü  tetap terlihat

ü  ungkapkan kebenaran meski pahit

ü  komunikasikan sebuah visi masa depan

Umpan balik dan Pembelajaran

Umpan balik terjadi ketika para manajer menggunakan evaluasi dan komuikasi untuk membantu para individu dan organisasi belajar dan berkembang.

Iklim Kepercayaan dan Keterbukaan

Peratama, hal terpenting yang dapat dilakukan para manajer untuk memperbaiki komunikasi organisasi adalah menciptakan iklim kepercayaan dan keterbukaan.

Kedua, para manajer harus mengembangkan dna menggunkan saluran – saluran komunikasi formal ke semua arah.

Ketiga, para manajer harus mendorong penggunaan saluran berganda, termasuk  komunikasi formal dan informal.

Keempat, struktur harus cocok dengan kebutuhan komunikasi